Sử dụng công cụ quản lý đa kênh như thế nào hiệu quả?

Bán hàng trên nhiều kênh như Shopee, Lazada, TikTok Shop hay website mang lại cơ hội tiếp cận nhiều khách hàng hơn, nhưng cũng đặt ra thách thức trong việc quản lý đơn hàng, tồn kho và chăm sóc khách. Việc thiếu đồng bộ thông tin dễ khiến chủ shop gặp tình trạng trùng đơn, hết hàng, sai giá,… Đó là lúc bạn cần đến công cụ quản lý đa kênh.

Vậy làm thế nào để sử dụng hiệu quả những công cụ này? Hãy cùng MDECOM tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Công cụ quản lý đa kênh là gì?

Công cụ quản lý đa kênh là phần mềm hỗ trợ các nhà bán hàng quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên nhiều nền tảng như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, Website… chỉ từ một giao diện duy nhất.

1.1 Những tính năng cơ bản của công cụ quản lý bán hàng đa kênh:

• Đồng bộ sản phẩm giữa các nền tảng

• Quản lý đơn hàng tập trung

• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực

• Quản lý khách hàng và báo cáo hiệu quả bán hàng

• Tự động đẩy sản phẩm từ Shopee sang các kênh khác

1.2 Lợi ích khi sử dụng:

• Tiết kiệm thời gian xử lý đơn

• Giảm thiểu sai sót tồn kho, trùng đơn

• Tăng hiệu quả bán hàng trên nhiều nền tảng

• Phù hợp với shop quy mô từ nhỏ đến lớn

II. Khi nào nên sử dụng công cụ quản lý đa kênh?

Không phải shop nào cũng cần phần mềm quản lý ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn rơi vào một trong những trường hợp sau, đó là thời điểm nên triển khai:

• Bán hàng trên từ 2 nền tảng trở lên (ví dụ Shopee + TikTok Shop)

• Quản lý sản phẩm thủ công bằng file Excel khiến bạn dễ sai sót

• Bạn không kiểm soát được tồn kho: hết hàng ở kênh này nhưng vẫn còn đăng ở kênh khác

• Bạn muốn tăng tốc quy trình vận hành và tập trung vào phát triển thương hiệu

III. Hướng dẫn sử dụng công cụ quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả

3.1 Bước 1: Lựa chọn công cụ phù hợp

Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý đa kênh trên thị trường như:

• KiotViet

• Sapo

• Haravan

• OnPoint

• Boxme

• Ninja Van Omnichannel

👉 Mỗi phần mềm sẽ có ưu nhược điểm và chi phí khác nhau. Tiêu chí chọn lựa nên dựa vào:

• Nền tảng hỗ trợ (Shopee, TikTok Shop, Lazada, v.v.)

• Khả năng đồng bộ sản phẩm và tồn kho

• Giao diện dễ dùng

• Chi phí phù hợp với quy mô shop

3.2 Bước 2: Kết nối tài khoản các sàn

Thông thường bạn cần kết nối API từ Shopee, Lazada, TikTok Shop… vào hệ thống phần mềm.
Việc kết nối giúp đồng bộ sản phẩm, đơn hàng, tồn kho theo thời gian thực.

Lưu ý: Một số phần mềm có thể yêu cầu bạn xác thực bảo mật từ Shopee, hãy đảm bảo bạn là quản trị viên của tài khoản.

3.3 Bước 3: Thiết lập danh mục sản phẩm

• Gắn mã SKU chuẩn giữa các nền tảng để tránh trùng lặp

• Nhóm sản phẩm theo ngành hàng hoặc nhà cung cấp

• Đồng bộ hình ảnh, mô tả sản phẩm và giá bán

• Tạo bảng giá linh hoạt theo từng kênh nếu có sự chênh lệch

3.4 Bước 4: Thiết lập tồn kho trung tâm

• Tồn kho sẽ được cập nhật về phần mềm trung tâm

• Khi có đơn từ Shopee, hệ thống sẽ tự động trừ kho trên tất cả các kênh

• Hạn chế tối đa tình trạng “còn hàng ảo” gây hủy đơn

3.5 Bước 5: Tự động xử lý đơn hàng

• Khi khách đặt hàng trên Shopee, hệ thống sẽ tạo đơn, bạn chỉ cần in phiếu và đóng gói

• Đối với đơn từ TikTok Shop hay website, hệ thống cũng sẽ gom về chung

• Có thể tích hợp hệ thống vận chuyển như Giao hàng tiết kiệm, GHN, J&T để in đơn nhanh

IV. Một số mẹo sử dụng công cụ đa kênh hiệu quả

4.1 Tối ưu mô tả sản phẩm cho từng nền tảng

Không nên dùng một mô tả duy nhất cho mọi kênh. Shopee và TikTok Shop có hành vi người dùng khác nhau, hãy điều chỉnh nội dung cho phù hợp.

4.2 Lên lịch tự động đẩy sản phẩm

Một số công cụ cho phép bạn đẩy sản phẩm từ Shopee sang TikTok Shop chỉ với vài thao tác. Hãy sử dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian.

4.3 Kiểm tra báo cáo tổng quan mỗi tuần

Phần mềm sẽ thống kê doanh số, tỷ lệ hoàn đơn, tồn kho… theo từng kênh. Dựa vào đó bạn có thể điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp hơn.

4.4 Phân quyền người dùng

Nếu có nhân viên, hãy phân quyền rõ ràng: người nào xử lý đơn, ai được chỉnh giá sản phẩm,… tránh tình trạng thao tác nhầm lẫn.

V. Những lỗi thường gặp khi sử dụng công cụ quản lý đa kênh

VI. So sánh bán hàng truyền thống và có công cụ quản lý đa kênh

KẾT LUẬN

Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, sử dụng công cụ quản lý đa kênh hiệu quả là giải pháp bắt buộc nếu bạn muốn vận hành trơn tru trên Shopee và các nền tảng khác. Từ việc đồng bộ sản phẩm, đơn hàng đến tối ưu vận hành, các công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Hãy bắt đầu từ việc chọn công cụ phù hợp, thiết lập quy trình đúng cách và duy trì kiểm tra định kỳ để công việc bán hàng của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất.

Theo dõi MDECOM để cập nhật thêm nhiều thông tin, kiến thức mới nhất liên quan đến vận hành sàn thương mại điện tử Shopee nhé!