Hướng dẫn thiết lập quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả

Một quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế rủi ro giao nhầm, giao thiếu hay bị hủy đơn, đồng thời giúp giữ chân khách hàng và tăng sự uy tín cho gian hàng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng một cách chuyên nghiệp, tối ưu từ A đến Z.

I. Vì sao cần có quy trình xử lý đơn hàng Shopee rõ ràng?

Việc đơn hàng đến bất ngờ và không có sự chuẩn bị thường khiến người bán:

• Xử lý chậm, vượt quá thời gian cho phép của Shopee

• Giao sai hàng, thiếu hàng, sai địa chỉ

• Không cập nhật trạng thái đúng lúc, dẫn đến đánh giá tiêu cực

• Mất lượt hiển thị và uy tín shop

Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả giúp bạn:

• Tăng tốc độ vận hành

• Giảm thiểu sai sót

• Đáp ứng đúng kỳ vọng của khách hàng

• Gia tăng tỷ lệ đánh giá 5 sao

• Phát triển shop bền vững, chuyên nghiệp

II. Quy trình xử lý đơn hàng Shopee chuẩn

Một quy trình hiệu quả thường bao gồm 5 bước chính:

1. Nhận đơn và xác nhận đơn ngay khi phát sinh

Ngay khi có đơn mới, Shopee sẽ thông báo qua:

• App người bán Shopee

• Email đăng ký shop

• Trung tâm người bán (Seller Center)

Lưu ý:

• Thời gian chuẩn bị hàng (SLA) thường là 1–2 ngày tùy ngành hàng.

• Nếu bạn không xác nhận trong khung giờ cho phép, đơn sẽ bị hủy tự động và shop bị trừ điểm phạt.

Mẹo tối ưu:

• Bật thông báo trên điện thoại để không bỏ sót đơn

• Cài đặt nhân viên riêng xử lý đơn nếu đơn nhiều mỗi ngày

2. Kiểm tra tồn kho và trạng thái sản phẩm

Trước khi xác nhận đơn, cần đảm bảo:

• Sản phẩm còn tồn kho đúng số lượng

• Sản phẩm không lỗi, không hết date (đối với thực phẩm, mỹ phẩm)

Mẹo:

• Cập nhật tồn kho tự động theo đơn hoặc nhập tay nếu chưa dùng phần mềm

• Có mã riêng trên bao bì để dễ tìm trong kho

Nếu hết hàng: Liên hệ khách hàng đổi mẫu hoặc hủy đơn sớm, tránh bị đánh giá 1 sao

3. Quy trình đóng gói hàng Shopee chuyên nghiệp

Một bước rất quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả. Đóng gói tốt giúp giảm rủi ro hư hỏng, đồng thời tạo trải nghiệm tích cực.

Hướng dẫn cơ bản:

• Kiểm tra đúng mã sản phẩm – đúng số lượng

• Dùng hộp carton, túi niêm phong Shopee nếu có

• Dán mã vận đơn đúng vị trí

• Ghi chú “Hàng dễ vỡ” nếu cần

Mẹo cải thiện trải nghiệm khách:

• In kèm phiếu cảm ơn hoặc mã giảm giá cho đơn sau

• Gửi quà tặng nhỏ (mẫu thử, sticker)

4. Quy trình xử lý đơn hàng Shopee – In đơn & bàn giao đơn vị vận chuyển

Sau khi đóng gói:

• In mã vận đơn từ Trung tâm người bán

• Gọi shipper đến lấy hàng hoặc mang ra bưu cục gần nhất

Lưu ý:

• Không để shipper chờ quá lâu → ảnh hưởng lượt đánh giá

• Giao hàng đúng ca (sáng/chiều) theo phân tuyến Shopee

Mẹo:

• Chuẩn hóa quy trình in đơn: chia theo ngày, khu vực

• Dùng khay hoặc khung phân loại để shipper nhận nhanh

5. Cập nhật & chăm sóc sau bán hàng

Sau khi gửi đơn:

• Cập nhật trạng thái đơn (đã gửi, đang giao, đã hoàn tất)

• Gửi tin nhắn chăm sóc: cảm ơn, hướng dẫn sử dụng

• Theo dõi phản hồi → nhắn tin xin đánh giá 5 sao nếu khách hài lòng

Nếu khách có khiếu nại:

• Chủ động phản hồi trong 24h

• Gợi ý phương án đổi trả hoặc bồi hoàn phù hợp

IV. 3 yếu tố cần chuẩn hóa để tối ưu quy trình xử lý đơn Shopee

1. Thiết lập kho hàng khoa học – Quy trình xử lý đơn hàng Shopee bài bản

• Phân khu sản phẩm theo danh mục

• Gắn mã – nhãn phân biệt từng mặt hàng

• Có khu vực đóng gói riêng, có đầy đủ vật tư (băng keo, dao, túi)

2. Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Nếu bạn có >10 đơn/ngày, hãy sử dụng các phần mềm như:

• KiotViet, Sapo, Haravan, MISA

• Các hệ thống đồng bộ tồn kho – đơn hàng – Shopee

3. Phân công nhân sự rõ ràng

• Nhân sự phụ trách xác nhận & chuẩn bị đơn

• Nhân sự đóng gói

• Nhân sự bàn giao & theo dõi giao hàng

* Lợi ích: Tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi thao tác

V. Một số lưu ý để tránh vi phạm chính sách Shopee

• Không xử lý đơn quá hạn

• Không “treo đơn” (xác nhận nhưng không gửi)

• Không hủy đơn quá nhiều (ảnh hưởng đánh giá hiệu quả hoạt động)

• Tránh gửi sai, thiếu, hàng cấm → dễ bị khóa shop

* Gợi ý:

• Xem mục “Hiệu quả hoạt động” trong Shopee để theo dõi tình trạng shop

• Luyện phản xạ nhanh trong việc xử lý đơn mỗi ca (sáng – chiều – tối)

VI. Kết luận

Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng Shopee hiệu quả là nền tảng để bạn kinh doanh bền vững, tăng tốc đơn hàng mà không bị quá tải. Đừng để những lỗi nhỏ như giao chậm, giao nhầm làm mất uy tín của shop. Chỉ cần thực hiện đúng – đều – và cải tiến liên tục, bạn sẽ xây dựng được một hệ thống vận hành shop Shopee thật sự chuyên nghiệp.

Theo dõi MDECOM để cập nhật thêm nhiều mẹo, thông tin, kiến thức liên quan đến bán hàng Shopee nha!