Lập kế hoạch tuần vận hành shop Shopee bài bản

Để shop phát triển ổn định, bạn cần xây dựng kế hoạch tuần vận hành shop Shopee một cách bài bản. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn lập kế hoạch chi tiết theo ngày, giúp tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian, công sức và tăng tỷ lệ đơn hàng thành công.

I. Vì sao cần lập kế hoạch tuần vận hành shop Shopee?

1.1 Hạn chế sai sót khi làm việc thủ công

Không có kế hoạch nghĩa là mọi công việc đều xử lý theo cảm tính, dễ quên đơn, chậm chuẩn bị hàng, hay bỏ lỡ khung giờ livestream. Vì vậy, lập kế hoạch vận hành sẽ giúp chủ shop hạn chế được những sai sót không đáng có khi làm việc.

1.2 Giúp tối ưu thời gian và tăng năng suất

Việc lập kế hoạch, tạo timeline cho từng đầu việc cụ thể sẽ giúp bạn tối ưu thời gian và tăng năng suất làm việc. Khi bạn biết mỗi ngày cần làm gì, bạn sẽ làm việc có định hướng, ít sao nhãng và giảm áp lực cuối ngày.

1.3 Quản lý đội nhóm hiệu quả hơn

Kế hoạch rõ ràng giúp phân chia công việc dễ dàng nếu có nhân viên hoặc cộng sự hỗ trợ. Đồng thời việc lập kế hoạch rõ ràng sẽ giúp quản lý nhân sự, đội nhóm dễ dàng và hiệu quả hơn.

1.4 Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

Lập kế hoạch sẽ giúp công việc diễn ra theo quy trình, không bỏ sót hay quên lãng đầu việc nào. Khách được phản hồi nhanh, đơn hàng được đóng đúng hẹn, uy tín shop từ đó cũng tăng lên.

II. Các công việc cần có trong kế hoạch tuần vận hành shop Shopee

Trước khi lập kế hoạch tuần, bạn cần xác định các đầu việc lặp lại hằng ngày/hằng tuần để đưa vào lịch làm việc. Dưới đây là nhóm việc cơ bản:

2.1 Xử lý đơn hàng

• Kiểm tra đơn mới, xác nhận đơn

• Soạn hàng, đóng gói

• Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

2.2 Quản lý tồn kho

• Cập nhật số lượng tồn trên hệ thống

• Kiểm kê nhanh hằng tuần

• Lên kế hoạch nhập hàng (nếu gần hết hàng)

2.3 Chăm sóc khách hàng

• Trả lời tin nhắn

• Gọi điện xác nhận những đơn cần làm rõ

• Gửi tin nhắn hậu mãi hoặc nhắc đánh giá sản phẩm

2.4 Marketing và quảng bá

• Lên chương trình khuyến mãi

• Thiết kế banner, hình ảnh

• Lên lịch livestream, bài viết, video

2.5 Tối ưu shop

• Kiểm tra hiệu suất sản phẩm

• Tối ưu tiêu đề, mô tả sản phẩm

• Cập nhật hình ảnh mới hoặc feedback khách

III. Mẫu kế hoạch tuần vận hành shop Shopee theo ngày

Dưới đây là gợi ý checklist công việc cho từng ngày trong tuần, bạn có thể tùy chỉnh theo đặc thù shop:

📅 Thứ 2 – Chuẩn bị tuần mới

• Tổng hợp kết quả bán tuần trước

• Cập nhật sản phẩm, giá, voucher

• Xem lại sản phẩm sắp hết tồn, lên lịch nhập hàng

• Tạo lịch bài đăng Shopee Feed, livestream, khuyến mãi

📅 Thứ 3 – Tối ưu sản phẩm

• Kiểm tra lượt truy cập và tỷ lệ chuyển đổi

• Tối ưu tiêu đề, mô tả, hình ảnh

• Kiểm tra đối thủ cạnh tranh

📅 Thứ 4 – Tăng tương tác khách hàng

• Gửi tin nhắn chăm sóc khách cũ

• Tạo bài Shopee Feed

• Trả lời bình luận và đánh giá

📅 Thứ 5 – Marketing và quảng cáo

• Lên chiến dịch Flash Sale, voucher

• Chạy quảng cáo nếu có ngân sách

• Đăng bài mạng xã hội (TikTok, Facebook)

📅 Thứ 6 – Chốt tuần hiệu quả

• Đẩy sản phẩm vào các khung giờ vàng

• Thực hiện livestream bán hàng

• Nhắc khách đánh giá đơn hàng

📅 Thứ 7 – Chăm sóc sau bán

• Kiểm tra đơn đã giao

• Gửi tin nhắn cảm ơn khách

• Xử lý các đơn khiếu nại (nếu có)

📅 Chủ nhật – Rà soát và nghỉ ngơi nhẹ nhàng

• Tổng hợp số liệu tuần

• Rút kinh nghiệm vận hành

• Nghỉ ngơi hoặc lên nội dung tuần tới

IV. Cách xây dựng kế hoạch tuần linh hoạt, dễ quản lý

4.1 Sử dụng Google Calendar hoặc Excel

• Tạo lịch tuần cố định

• Chia theo ca sáng – chiều – tối

• Gắn màu theo loại công việc (giao hàng – CSKH – nội dung)

4.2 Sử dụng công cụ quản lý công việc miễn phí

• Trello: Tạo các bảng việc theo từng ngày, dễ kéo thả và theo dõi

• Notion: Tạo lịch tuần chi tiết, kết hợp checklist + ghi chú

• Shopee Business Insights: Kiểm tra hiệu suất sản phẩm, dựa trên dữ liệu để điều chỉnh lịch làm việc

4.3 Gắn lịch làm việc ngay tại nơi dễ thấy

• In lịch dán ở bàn làm việc hoặc nơi đóng hàng

• Nếu làm việc nhóm, cần có nhóm Zalo riêng để giao việc theo lịch

V. Một số lưu ý khi xây dựng kế hoạch tuần vận hành shop Shopee

• Linh hoạt điều chỉnh theo hiệu quả thực tế: Nếu công việc nào không hiệu quả, nên thay đổi hoặc phân bổ lại thời gian cho phù hợp.
• Tập trung vào mục tiêu chính: đơn hàng và trải nghiệm khách: Mỗi đầu việc nên được gắn với một mục tiêu cụ thể: tăng đơn, tăng đánh giá, tăng tương tác,…
• Tối ưu dần theo năng lực shop: Không cần ép phải đầy đủ 100% ngay từ đầu. Bạn có thể bắt đầu với kế hoạch 3-5 việc/ngày, sau đó mở rộng dần khi có kinh nghiệm hoặc nhân sự hỗ trợ.

VI. Gợi ý công việc chia theo vai trò nếu shop có 2–3 người

Việc phân chia vai trò giúp bạn không bị quá tải, tránh bỏ sót việc.

KẾT LUẬN

Lập kế hoạch tuần vận hành shop Shopee bài bản không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mang lại hiệu quả vượt mong đợi trong kinh doanh. Đặc biệt với các shop nhỏ, việc có một lịch làm việc cụ thể sẽ giúp duy trì được sự ổn định, xử lý công việc nhanh chóng, đồng thời từng bước chuyên nghiệp hóa quy trình kinh doanh của bạn trên Shopee. Hãy bắt đầu từ những việc đơn giản nhất, điều chỉnh dần và bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt sau vài tuần.

Theo dõi MDECOM để cập nhật thêm nhiều thông tin, kiến thức mới nhất liên quan đến vận hành sàn thương mại điện tử Shopee nhé!